Choć pojęcie ,,home office” jest znane od dawna, to największą popularność uzyskało w czasie pandemii koronawirusa, gdzie trzeba było ograniczyć kontakty międzyludzkie. Jednak w wielu firmach ten typ pracy zdalnej dalej jest wykorzystywany, mimo że nie ma już zagrożenia wirusem.  Odpowiedzmy sobie, czym tak naprawdę jest home office, jakie są różnice między nim a pracą hybrydową i jak pracować efektywnie z domu? Tego dowiecie się z poniższego artykułu.

Home Office – co to jest?

Określenie ,,home office” pochodzi z języka angielskiego, a w dosłownym tłumaczeniu znaczy ,,domowe biuro”. Home office to nic innego, jak wykonywanie obowiązków zawodowych z domu.

Praca zdalna za granicami naszego kraju, a dokładnie na Zachodzie jest bardzo popularna. W Polsce jednak pojawiła się za sprawą pandemii koronawirusa, która wymusiła na wielu firmach przejście na zdalny tryb pracy.

Czy to dobrze? Dla wielu przedsiębiorstw tak, bo okazało się, że pracownik zdalny jest znacznie bardziej efektywny niż ten, który przychodzi do biura. Trzeba jednak zaznaczyć, że wiele zależy od tego, w jaki sposób wykonujemy obowiązki z domu i jak efektywni jesteśmy w stanie być.

Home Office a praca hybrydowa

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że między home office a pracą hybrydową nie ma żadnych różnic. Bo przecież jedno i drugie to praca z domu. Nie do końca tak jest.

Home office to praca wykonywana w pełni zdalnie w domu, a praca hybrydowa to połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną.

Home office to praca wykonywana tylko i wyłącznie z domu, a praca hybrydowa daje możliwość przyjechania do firmy i pracowania w biurze – często w określone dni tygodnie, czasem za uzgodnieniem z pracownikiem, model może być różny i zależy bezpośrednio od firmy. Jest to na tyle fajne rozwiązanie, że pracownik ma możliwość bezpośredniego kontaktu z innymi pracownikami, a jednocześnie nie musi fatygować się każdego dnia do biura.

Praca zdalna – jak efektywnie pracować z domu?

Pracownicy zdalni nie mają bezpośredniego kontaktu z innymi pracownikami, co często utrudnia całą pracę. Z każdym problemem muszą dzwonić lub pisać do współpracowników, co trwa znacznie dłużej niż podejście do odpowiedniego biurka i zorganizowanie bieżących zadań. W otoczeniu pracownika zdalnego jest też masa rozpraszaczy, które spowalniają wykonywanie powierzonych obowiązków.

Jak sobie z tym radzić? Jak zorganizować pracę zdalną, by była efektywna? Oto 5 praktycznych porad.

1. Wybór miejsca pracy

Wybór właściwego miejsca pracy jest dla każdego pracownika bardzo ważny. Tak samo jest w przypadku pracy zdalnej. Warto poszukać w domu takiego pokoju, w którym możemy swobodnie pracować, gdzie nikt nam nie będzie przeszkadzał w trakcie dnia.  Urządzenie własnego, domowego biura jest bardzo korzystne, ponieważ nie musimy chować ważnych dla firmy dokumentów przed innymi domownikami, a także jesteśmy gotowi na nagłą rozmowę telefoniczną z klientami lub wideo rozmowy. W takim miejscu mamy się czuć tak jak w pracy, gdzie zajmujemy się swoimi obowiązkami zawodowymi, a inni domownicy nie będą nam w tym przeszkadzać.

Poważnie, brzmi jak banał, ale to absolutna podstawa, aby efektywnie wykonywać swoje obowiązki z domu.

2. Planowanie dnia

Planowanie dnia jest podstawowym sposobem na zwiększenie efektywności. Niezastąpionym kalendarzem okaże się tradycyjny, papierowy terminarz, jednak możemy skorzystać z aplikacji do planowania dnia. Na początku każdego dnia warto zapisać zadania do wykonania, nadchodzące spotkania czy inne, związane z pracą rzeczy. Stworzenie harmonogramu pracy pozwoli nam nie tylko skupić się na zadaniach, ale także sprawnie je wykonać. Dzięki temu nie zapomnimy o ważnych dla nas informacjach i służbowych spotkaniach.

Sprawdź też: Jaka aplikacja do planowania dnia?

3. Ustalenie rytmu dnia

Dla wielu osób większym wyzwaniem może być praca w domu niż praca stacjonarnie w firmie, przez co często brakuje nam motywacji, aby wykonać obowiązki zawodowe. Nie ma konieczności dojazdu do pracy czy spotkań z innymi pracownikami. Dlatego bardzo ważne jest, aby praca home office była podobna do pracy w biurze. Dlatego też warto zacząć pracę o zbliżonej godzinie zakończyć ją tak, jak w biurze. Jak zostało wcześniej wspomniane, warto prowadzić kalendarz, dzięki któremu mamy zaplanowane zadania na cały dzień.

4. Praca bez rozpraszania uwagi

Każdy z nas wie, że najczęściej spotykaną rzeczą, która nas rozprasza, jest smartfon. Często czujemy przymus sprawdzania social mediów czy wiadomości na Whatsappie. Podobny problem występuje w czasie pracy w biurze, jednak tam mamy nad sobą kontrolę w postaci szefa czy managera. Dlatego ważne jest, aby wyciszyć telefon na czas pracy, a najlepiej zostawić w osobnym pomieszczeniu. Oczywiście są osoby, dla których smartfon jest narzędziem pracy, wtedy nie mogą go zostawić w innym pokoju, ale najlepiej wyciszyć powiadomienia (a przynajmniej te od rodziny i znajomych), aby nas nie rozpraszał. Mieszkanie z innymi domownikami też może być swego rodzaju rozpraszaczem. Dlatego ważne jest, aby uprzedzić ich, że chociaż jesteśmy w domu, to tak naprawdę pracujemy.

5. Kontakt ze współpracownikami

Praca zdalna może być dla niektórych osób problemem, ponieważ nie mamy obok siebie osób, z którymi na co dzień pracujemy. Dlatego ważne jest utrzymanie stałego kontaktu ze sobą, a w tym pomogą nam różne komunikatory, które powinna zapewnić firma. Dzięki temu możemy wymieniać się informacjami podczas pracy przy wspólnym projekcie, a na dodatek nie będziemy aż tak odczuwać samotności. Jednak musimy pamiętać, że korzystanie z telefonu może nas odciągnąć od wykonywanych zadań. Skupmy się na tym, co mamy do zrobienia, a sprawy osobiste zostawmy na czas po pracy.

Praca zdalna – nowe przepisy

W związku z popularyzacją home office, przepisy dotyczące tego trybu pracy zostały zapisane w kodeksie pracy. W dziale II dodano Rozdział IIc ,,Praca zdalna”. Kodeks pracy mówi m.in. o tym, że pracodawca decyduje o pracy zdalnej swojego pracownika. Istnieje także możliwość pracy zdalnej okazjonalnej do 12 dni w roku kalendarzowym. W takim przypadku pracownik składa wniosek w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca w miarę możliwości go uwzględnia. Pracownik jest zobowiązany do podania miejsca wykonywania swojej pracy zdalnej.

Co ciekawe, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z pracą zdalną, wykonywaną we wskazanym przez pracownika miejscu, takie jak: koszty serwisu, eksploatacji, konserwacji narzędzi pracy, energii elektrycznej, a także usług telekomunikacyjnych.